Personvern

Site 4016 er et prosjekt i regi av Smedvig Eiendom AS som eies 100% av Smedvig AS.

Personvernet ditt er viktig for Smedvig og vi er opptatt av å verne om personopplysningenes integritet, tilgjengelighet og konfidensialitet. Vi behandler informasjon som vi har om deg på en lovlig og transparent måte i tråd med personvernregleverket.
Det er det aktuelle selskap i konsernet, ved selskapets øverste leder, som er behandlingsansvarlig. Det daglige ansvaret er delegert til en personvernkoordinator for konsernet.
Denne personvernerklæringen gir utfyllende informasjon om hvordan og hvorfor Smedvig samler inn og behandler personopplysninger. Du finner også informasjon om dine rettigheter som registrert hos oss.

 

Kontaktinformasjon

Smedvig AS
Besøksadresse: Løkkeveien 103, Stavanger
Postadresse: Postboks 900, 4004 Stavanger
Epost: mail@smedvig.com
Telefon: +47 51 50 96 00

Organisasjonsnummer: 990 524 599

For spørsmål eller innsigelser du måtte ha om behandlingen av dine personopplysninger kan du sende en epost til personvernkoordinator: personvern@smedvig.com.

Vår behandling av personopplysninger

Smedvig samler inn og behandler personopplysninger til følgende hovedformål:

Utleie av næringseiendom
I forbindelse med utleie av næringseiendom er det nødvendig for oss å registrere og behandle personopplysninger om kontaktpersoner hos leietakere. Personopplysninger som behandles er navn og kontaktinformasjon.

Life@Work
For å kunne levere tjenester over den digitale plattformen Life@Work er det nødvendig for oss å behandle personopplysninger som navn, kontaktinformasjon, brukernavn og navn på arbeidsgiver.

wifi@work
For å kunne levere internett- og nettverkstjenester til våre leietakere er det nødvendig for oss å behandle brukernavn, telefonnummer, e-postadresse, IP-adresse og MAC-adressen

Adgangskontroll
For å kunne gi leietakers ansatte tilgang til fellesareal og leide lokaler utstedes personlige adgangskort. For å kunne utstede adgangskort og aktivere kortet registreres og behandles personopplysning som navn, bilde, kontaktinformasjon, navn på arbeidsgiver og adferdsmønstre (bruk av adgangskortet).

Kameraovervåkning
Enkelte av våre eiendommer er utstyrt med kameraovervåkning. Dette er gjort for å forebygge, avdekke og etterforske lovbrudd. Bilder og film oppbevares i 7 dager for deretter å bli slettet. Bilder og film kan bli delt med politiet i forbindelse med straffesaker. Kameraovervåkning er skiltet på de eiendommer hvor slik overvåkning er i bruk.

Servicedesk
I forbindelse med utleie av næringseiendom tilbyr vi en tjeneste hvor leietaker kan melde inn saker til vårt driftspersonell. For å kunne levere denne tjenesten behandles personopplysninger som navn, kontaktinformasjon og navn på arbeidsgiver.

Salg av boliger
For å kunne inngå eller oppfylle avtaler om salg av bolieger er det nødvendig for oss å behandle personopplysninger som navn, kontaktinformasjon, fødselsnummer, identifikasjonspapir og finansiell informasjon.

Markedsføring
Vi har en berettiget interesse i å markedsføre våre tjenester. Hvis vi har etablert et kundeforhold/medlemskap vil vi sende deg relevant informasjon om våre tjenester. Dette kan være invitasjon til arrangementer, informasjon om aktuelle kampanjer og nyhetsbrev. Du kan når som helst reservere deg mot å motta slik informasjon.

Markedsføring utover dette forutsetter samtykke fra deg.

Nettsteder
Vi benytter cookies på våre nettsider. Cookies er en liten fil som lagres på din datamaskin hvis du gir tillatelse til det. Cookien analyserer webtrafikken din. Den vil registrere og huske hva du har vært inne på tidligere og hva du liker og foretrekker.

Vi bruker cookies som registrerer datatrafikk for å se hvilke sider som er blitt brukt. Dette hjelper oss å analysere data og trafikk slik at vi kan utvikle og forbedre våre nettsider i henhold til våre brukeres behov. Vi bruker kun denne informasjonen til statistisk analys. Deretter slettes dataene fra våre systemer.

Du kan velge å ikke akseptere bruk av cookies. Flere web browsere aksepterer imidlertid cookies automatisk. Dette skal normalt kunne slås av i innstillinger.

Smedvig vil også innimellom sende ut eposter om nye tjenester eller annen informasjon vi anser å kunne være relevant og interessant for deg.

For å utvikle og forbedre våre tjenester vil vi også med jevne mellomrom sende ut kundeundersøkelser hvor vi ønsker tilbakemelding fra våre kunder.

Personopplysninger vi behandler henter vi i all hovedsak fra deg direkte, for eksempel via henvendelser fra deg, din aktivitet på vår nettside eller lignende, eller vi har fått dine opplysninger via din arbeidsgiver fordi du er en kontaktperson hos en av våre samarbeidspartnere. Smedvig henter imidlertid i noen tilfeller opplysninger også fra tredjepart. Det kan være kilder fra offentlig, tilgjengelige registre eller fra myndigheter. Vi vil forsøke å varsle om slik innhenting så fort vi kan, med mindre innsamlingen av opplysningene er lovpålagt, varsling er umulig eller svært vanskelig, eller det er opplagt at vi har samlet inn slik informasjon om deg.

Testmiljø
Vi ønsker å tilby trygge, stabile og brukervennlige IT-systemer som inneholder korrekte data. Vi tester og utvikler våre IT-løsninger i et eget separat testmiljø basert på en berettiget interesse. Vi tilstreber anonymisering eller pseudonymisering, men i noen tilfeller kan det være nødvendig for oss å benytte relle personopplysninger for testformål. Vi sørger for tilfredsstillende informasjonssikkerhet. Reelle personopplysninger slettes eller anonymiseres etter endt testing.

Kundeadministrasjon
For å kunne tilby våre tjenester uavhengig av hvilket konsernselskap som tilbyr tjenesten deler vi personopplysninger internt i konsernet. Dette konsernkunderegisteret er hjemlet i en berettiget interesse. Personopplysninger som deles er navn, kontaktinformasjon, eventuelt navn på arbeidsgiver og fødselsnummer hvis det foreligger.

Hvor lenge lagrer vi personopplysningene dine?
Personopplysninger lagres så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen eller lovpålagte behandlinger. Eksempel på lovpålagt behandling av personopplysninger: Bokføringsloven pålegger oss å oppbevare personopplysninger i 5 år.

Vi vil slette dine personopplysninger dersom du ber oss om det, med mindre vi har et rettslig grunnlag eller en lovpålagt plikt til å oppbevare/behandle personopplysningene dine.

Får andre tilgang til personopplysningene dine?
Personopplysning kan bli gjort tilgjengelig for tredjepart som hjelper oss med driften av IT-systemer. Når vi gir tredjeparter tilgang til personopplysninger på denne måten gjør vi bruk av databehandleravtaler slik at vi sikrer at tredjepartene overholder våre krav til behandling av personopplysninger og gjeldene lovgivning.

Det forekommer at vi deler dine personopplysninger med samarbeidspartnere eller andre selskap i Smedvig-gruppen. Dette gjøres for å kunne tilby deg relevante tjenester og å kunne ivareta den daglige driften. Vi deler ikke personopplysninger med tredjepart uten at vi har et rettslig grunnlag til dette.

Ubetalte fordringer blir oversendt til inkassoselskap. Videre deler vi dine personopplysninger med offentlige myndigheter i den utstrekning det er nødvendig for å oppfylle våre rettslige forpliktelser.

Utover dette deler vi ikke dine personopplysninger med tredjepart uten ditt samtykke.

Informasjonssikkerhet
Vi tar informasjonssikkerhet på alvor og har etablert egnede tiltak for å beskytte dine personopplysningers integritet og tilgjengelighet. Tilgangen til dine personopplysninger er begrenset til ansatte som har et tjenstlig behov for slik tilgang. Vi gir opplæring til ansatte og tredjeparter der det er relevant, for å fremme bevissthet om Smedvigs reglement for personvern.

Bruk av underleverandører
Vi bruker underleverandører til å utføre tjenester på våre vegne. Eksempler på hva vi kan benytte underleverandører til:

  • drift av IT-systemer inkl. byggtekniske systemer
  • reklame og annonsering
  • personifisering og optimalisering av tjenester
  • behandling av betalingstransaksjoner
  • kundeservice
  • analyse av data og trafikkmønstre
  • kunde-/brukerundersøkelser

Vi inngår databehandleravtale med alle tredjeparter (databehandlere) som behandler personopplysning på våre vegne. Databehandleren kan ikke behandle dine personopplysninger på annen måte enn hva som er avtalt i databehandleravtalen.

Hvor lagres personopplysningene dine?
Personopplysninger som behandles av oss lagres på servere som er lokalisert i Norge og Europa. Vi lagrer ikke personopplysninger utenfor EU/EØS-området.

Dine rettigheter
Som registrert har du rettigheter knyttet til vår behandling av dine personopplysninger. Du har rett til innsyn, korrigering eller sletting av personopplysninger som gjelder deg selv. Du har rett til begrensning av behandlingen eller for å protestere mot behandlingen som gjelder deg selv, samt rett til dataportabilitet. Du kan når som helst trekke tilbake gitte samtykker til behandling av dine personopplysninger.

Du har rett til å ikke være gjenstand for en avgjørelse som utelukkende er basert på automatisert behandling som har rettslig virkning for, eller i betydelig grad, påvirker deg.

Ønsker du å benytte deg av dine rettigheter som registrert hos oss kan spørsmål/anmodninger rettes til Smedvig AS, personvernkoordinator.

Dersom du mener at vi behandler personopplysninger i strid med lovverket kan du klage til Datatilsynet. Klager leveres på Datatilsynets nettsider.

Endringer i personvernerklæringen
Vi kan foreta endringer i denne persinvernerklæringen. Oppdatert personvernerklæring blir publisert på denne nettsiden.